i3 volgens Harm Post in drie woorden

“Korte lijnen, persoonlijk en professioneel”

Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid nam eind 2006 haar intrek in een prachtig  nieuw pand: ‘the experience’. Niet alleen de omgeving veranderde daarmee. Voorheen zat het NIBG verspreid over meerdere panden.

“i3 kwam binnen met de oplossing”

Het nieuwe gebouw maakt samenhang tussen verschillende afdelingen eenvoudiger en stelde ook andere eisen aan het inzicht in financiële cijfers. Met een begrote omzet van bijna 40 miljoen euro en een kritische overheid is inzicht en sturing op budgetten steeds belangrijker. Bovendien heeft het NIBG in de nieuwe setting te maken met nieuwe cijfers, namelijk de opbrengsten van het bezoekersdeel van ‘the experience’. In deze klantcase geven we het woord aan het NIBG over het aandeel van i3 bij meer grip op de cijfers.

“In mijn functie als financieel manager was ik al een tijdje op zoek naar een partner voor de realisatie van een informatiesysteem,” vertelt Harm Post. “Ik had al gesproken met een aantal partijen tot ik werd gebeld door i3 of zij een presentatie mochten verzorgen bij ons. Het mooie was dat zij tijdens de presentatie met precies díe oplossing kwamen waar ik op zat te wachten. Bij het NIBG beschikken veel afdelingen over hun eigen systeem waar alle medewerkers zich goed bij thuis voelen. De oplossing van i3 was om niet alles te vernieuwen. Bestaande systemen voeden een datawarehouse van waaruit iedereen van heldere en bruikbare gegevens wordt voorzien. Ze kwamen binnen met de oplossing, de keuze voor i3 werd me dus erg gemakkelijk gemaakt.

Éen minuut uitleg

“De noodzaak voor een beter inzicht in de financiële cijfers heeft te maken met onze resultaatverplichting naar de overheid maar ook met de toenemende risico’s. En, voor het gedeelte waar per jaar duizenden bezoekers naar hun favoriete fragmenten komen kijken, zijn we zelf financieel verantwoordelijk. Op dit moment zit het eerste deel van het werk van i3 erop en hebben alle managers snel inzicht in de actuele financiële situatie. Ze kunnen zelfs doorklikken en bekijken waarom resultaten in een bepaalde periode beter of slechter waren. Ook de originele factuur is als scan in te zien. Dat scheelt werkdruk voor onze financiële administratie. De eerste reacties op het informatiesysteem waren erg enthousiast en dat heeft volgens mij vooral te maken met de gebruiksvriendelijkheid. In één minuut heb ik uitgelegd hoe het werkt.

Zeer secuur

“Zelf heb ik voornamelijk te maken met de grote lijnen van het project en met de projectleider van i3. Dat is iemand die zelf met oplossingen komt en vooruit denkt. Over de dagelijkse werkzaamheden van i3 kreeg ik vooral signalen van onze eigen IT-afdeling. Dat is een afdeling die zeer secuur werkt volgens strakke procedures. De samenwerking tussen i3 en deze afdeling verloopt zeer soepel omdat de werkwijze van beide partijen goed op elkaar aansloot. Het beheer van het systeem hebben we ook bij i3 neergelegd. Het draait perfect en als er iets is dan zien zij dat eerder dan wij.

Cultuuromslag

“Het is nu nog iets te vroeg om iets over een cultuuromslag te kunnen zeggen maar ik verwacht zeker dat het werk van i3 zal bijdragen aan meer betrokkenheid van het management bij kostenbewaking, verdere professionalisering van de informatievoorziening en prestatiegerichte verantwoording. Trouwens, tot slot viel me nog iets op aan i3. Ze zijn een middelgroot bedrijf. Maar in de dagelijkse gang van zaken, krijg je het idee dat het om een klein bedrijf gaat. Veel persoonlijke aandacht en één contactpersoon die alles voor je regelt. Voor mij was dat ‘the best of both worlds’.

Meer over het NIBG

Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid beheert 70% van het Nederlandse audiovisuele erfgoed. De collectie omvat meer dan 700.000 uur radio, televisie, film en muziek. Vanaf eind 2006 is het NIBG toegankelijk voor het grote publiek, zo’n 150.000 bezoekers per jaar.

Opvallende zaken

• het traject bij NIBG is verdeeld in meerdere incrementen. Dit verhoogt de snelheid van een project en de beheersbaarheid.
• voor datawarehouse en Business Intelligence is gebruik gemaakt van Microsoft software.