i3 in drie woorden volgens Metos:

“Flexibel, professioneel en pragmatisch”

i3 ontwikkelde een BI- omgeving voor Metos Grootkeukens. Daarmee kan het management alle commerciële en financiële informatie op elk niveau analyseren. Thomas Rutten, financial controller bij Metos geeft een kijkje in de keuken van de nieuwe informatiehuishouding.

Self service tools voor managementrapportage

Wat is de overeenkomst tussen Ikea, Shell, Rabo, Mercure Hotel Den Haag, het Maasland Ziekenhuis en de Universiteit Utrecht? De vestigingen of hoofdkantoren hebben allemaal een grootkeuken van Metos. Het bedrijf heeft een naam hoog te houden in de zakelijke keukenmarkt, maar wil ook rendabel opereren. Dus heeft het management behoefte aan informatie om bedrijfsprocessen op de voet te volgen en zo nodig snel bij te sturen. Dat is mogelijk met de nieuwe BI-omgeving die i3 heeft ontwikkeld.

De resultaten in vogelvlucht

•  De oplossing is sneller en goedkoper gerealiseerd door het advies om voor andere BI-software te kiezen.
•  Het management kan elke beslissing cijfermatig onderbouwen door de self service faciliteiten voor rapportage en analyse.
• De beschikbaarheid van financiële en commerciële informatie verhoogt de efficiency en bedrijfsresultaten.

Thomas Rutten, controller bij Metos en verantwoordelijk voor het project, belicht de aanleiding. “Metos positioneert zich met de kreet ‘Kitchen Intelligence’. We combineren kennis over klanten, keukenprocessen en technologie bij het leveren van oplossingen. Zowel voor de productie als de service moeten we op elk moment alle informatie op tafel hebben. Maar het vertalen van data naar bruikbare managementinformatie was te tijdrovend en persoonsgebonden. Dus zijn we op zoek gegaan naar een Business Intelligence oplossing.

Het voordeel van een onafhankelijke specialist

“We hadden oorspronkelijk een voorkeur voor BI-software van Cognos. Dus zijn we op zoek gegaan naar een specialist voor de implementatie. Dat leidde ons naar i3. In plaats van aan de slag
te gaan volgens het principe ‘u vraagt, wij draaien’ heeft i3 eerst onze informatiebehoeften globaal geïnventariseerd. Daaruit kwam naar voren dat Cognos voor ons doel te zwaar en te kostbaar was. We kregen het advies om te kiezen voor MicroStrategy. Dat biedt alle benodigde functionaliteiten, is eenvoudiger te implementeren en de eerste 25 licenties zijn kosteloos. Kortom, het feit dat i3 niet gebonden is aan bepaalde BI-technologie was ons eerste winstpunt.

Van knelpunt naar oplossing

“Om een bedrijf van onze omvang te runnen is veel informatie nodig. Het was mijn taak om die informatie aan te leveren omdat ik als enige rapporten kan maken met Reporting Services software. Probleem is dat het management steeds met nieuwe en uitgebreidere informatievragen komt.
Daardoor heb ik naast mijn werk als controller te weinig tijd om snel rapporten te genereren en ad hoc zoekvragen te beantwoorden. Daarom besloten we self service rapportage- en analysefaciliteiten voor het management te laten ontwikkelen. Eerste stap voor i3 was het maken van een informatiemodel dat we samen met de eindgebruikers hebben ingevuld. Zo’n model bepaalt vanuit welke invalshoeken en op welke niveaus je de informatie kunt bekijken.”

Resultaatgerichte functionaliteit

“Elke nacht worden nu automatisch gegevens uit ons ERP-systeem gehaald en verwerkt tot standaardrapporten. De directieleden, bedrijfsleider en servicecoördinator kunnen die rapporten
niet alleen bekijken, maar ook ‘drills downs’ maken. Denk aan de omzet in een bepaalde artikelgroep of branche. Verder zijn multidimensionale analyses mogelijk, bijvoorbeeld door de combinatie van gegevens over omzetten, regio’s, verkopers of servicemonteurs. We kunnen ook zelf zoekcategorieën aan een rapport toevoegen. Door de zaken vanuit verschillende invalshoeken te bekijken zijn we in staat om de oorzaak van problemen snel te detecteren en de efficiency structureel te verbeteren.”

Meer inzicht in kosten en marges

“De productie van een keuken start al minimaal een maand voor de levering en we moeten de materialen nog eerder inkopen. Dat maakt het lastig om
kosten en opbrengsten in een bepaalde periode aan elkaar te relateren. Bedenk daarbij dat we een scala aan onderliggende kostenposten moeten toerekenen aan orders. Bijvoorbeeld de kosten voor materiaalgebruik, tekenuren, voorraden en montage. Met het nieuwe BI-systeem kunnen we kloppende voor - en nacalculaties maken. En meer zicht op de kosten en marge betekent ook dat je beter kunt beslissen tussen ‘make or buy’ en sneller klaar bent voor de accountant.”

Adequate productie- en serviceplanning

“We moeten vroegtijdig weten hoeveel productiecapaciteit en materialen nodig zijn om op de afgesproken tijd te kunnen leveren. Door de nieuwe oplossing kennen we de hit rate: het percentage offertes dat daadwerkelijk resulteert in orders. Verder weten we op basis van historische informatie in welke maanden we het meeste leveren, zodat we de productie hiervoor naar voren kunnen halen. Ook de capaciteit voor service, waarmee we jaarlijks 7 miljoen aan omzet draaien, moet goed ingepland worden. We zien nu welke monteurs voor hoeveel uren beschikbaar zijn en hoeveel tijd ze daadwerkelijk bij klanten
zitten. Daardoor kunnen we de servicecapaciteit optimaal benutten.”

De technische kant

• Voor het importeren van data uit Exact Globe wordt gebruik gemaakt van Microsoft SQL Server 2008.  
• Met MicroStrategy kan het management de gegevens analyseren en in de gewenste vorm presenteren.

Metos in kort bestek

In het Gelderse Ruurlo worden sinds 1976 keukens gemaakt voor de zakelijke markt. Inmiddels is het bedrijf onderdeel van de Italiaanse Ali Group. Qua jaaromzet behoort
Metos tot de Nederlandse top in grootkeukens. Het bedrijf produceert keukens op maat: van buffetten en bakwanden tot werktafels en sorteersystemen. Na levering wordt service op contractbasis en op afroep
geleverd aan klanten in de bedrijvenmarkt, de zorgsector, het onderwijs, de overheid en ondernemingen in de retail en horeca. Onlangs heeft Metos een showroom in Amsterdam geopend.