i3 in drie woorden volgens PLUS:

“Objectief, kundig en resultaatgedreven”

i3 verschafte PLUS sneller zicht op de omzet, van totaalcijfers tot het niveau van producten en vestigingen. Jacques Straathof - Financieel Directeur van Plus Holding - belicht de meerwaarde.

Elke ochtend de kerncijfers op het bureau

Het karakteristieke klavertje-vier logo van PLUS is niet weg te denken uit het Nederlandse straatbeeld. De blaadjes staan respectievelijk voor verse producten, uitstekende kwaliteit, excellente service en veel voordeel. Die beloften moeten 275 supermarkten dagelijks waarmaken met een assortiment van ruim 30.000 artikelen. Daarvoor zijn actuele cijfers over de omzet nodig die op elk niveau en vanuit iedere invalshoek zijn te raadplegen. Het BI-retailteam van i3 nam de uitdaging aan om met dat doel een Centraal Informatie Systeem te ontwikkelen.

De pluspunten op een rij

• Alle managers beschikken over dezelfde actuele en eenduidige gegevens.
• Het resultaat van winkelacties en reclame-uitingen is direct zichtbaar voor de marketeers van PLUS.
• De regiokantoren ondersteunen supermarktondernemers met harde cijfers bij beslissingen om de winstgevendheid te verhogen.
• De directie en de organisatie is sneller op de hoogte van de omzetontwikkeling in de winkels en kan hierop sturen.

Jacques Straathof, Financieel Directeur van Plus Holding en voorzitter van de stuurgroep kijkt terug op de aanleiding voor het project: “De informatie over wat in de winkels gebeurt was versnipperd over de organisatie. Op centraal niveau hebben we drie verantwoordelijkheidsgebieden die elk vanuit hun eigen taken naar de cijfers kijken. Daardoor waren er ‘verschillende versies van de waarheid’. Vanwege de complexiteit van de bronsystemen was het voor de leverancier van ons ERP- systeem niet mogelijk om op een betrouwbare wijze gegevens onder één noemer te brengen en taakspecifiek toegankelijk te maken. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een echte specialist in Business Intelligence.”

Grondig selectietraject

“We kozen niet alleen voor i3 omdat BI core business voor ze is. Het bedrijf heeft ook een uitgebreid en succesvol track record in retail. Dat bleek onder meer bij onze referentiebezoeken aan hun klanten. Verder is het bedrijf klein genoeg om de ‘extra mile’ voor ons te gaan, maar groot genoeg om continuïteit te bieden. Bovendien zijn de adviezen objectief omdat i3 thuis is in de tools van alle toonaangevende leveranciers. Eind 2008 hebben we hen een haalbaarheidsstudie laten uitvoeren op basis waarvan de opdracht is verleend.”

Verschillende uitdagingen

“De eerste opdracht was het samenbrengen van informatie over de omzet in al onze supermarkten. Uitdaging hierbij is dat de vestigingen met verschillende kassasystemen werken. Daardoor konden we tot dan toe maar één keer per week de omzetcijfers zien. i3 heeft een adequaat functioneel ontwerp voor de integratie en normalisatie van data geschreven. Tweede uitdaging ligt in het feit dat PLUS zich heeft ontwikkeld van groothandel tot volwaardig retailbedrijf. Hiertoe werken we met verschillende verantwoordelijkheidsgebieden binnen het hoofdkantoor. Commercie is verantwoordelijk voor marketing, reclame, categorymanagement en inkoop. Daar ligt de focus op de verkoop van artikelen. Operations zorgt via de regiokantoren voor ondersteuning van supermarktondernemers. Daar kijken ze naar winkelomzetten en marges, de loon- en winkelkosten. Onderdeel van de winkelomzet zijn bijvoorbeeld ook inkomsten uit postagentschappen. Tot slot is Managementservices onder meer verantwoordelijk voor financiën, IT en de rapportages en stelt dus weer andere prioriteiten. Om eenheid te scheppen heeft i3 een multidisciplinaire taakgroep opgezet die de informatiebehoeften van de 3 afdelingen – en de overlap daartussen - in kaart bracht. Daarbij is allereerst een gemeenschappelijk definitie van omzet bepaald. Bij alle beslissingen was het genereren van informatie om de resultaten van onze supermarkten te verbeteren het uitgangspunt.”

Een integrale oplossing

“De ontwikkeling van het Centraal Informatie Systeem begon met de bouw van een data warehouse, inclusief koppelingen met de vestigingen. Na de realisatie werden elke avond de gegevens uit de kassasystemen van alle PLUS supermarkten opgehaald. ‘s Nachts verwerkt het systeem de gegevens tot een PDF met kerncijfers die ‘s ochtends vroeg automatisch per e-mail naar managers op het hoofdkantoor en de regiokantoren wordt verstuurd. We kunnen ook inloggen op het systeem om de informatie nader te analyseren. Denk aan drill downs naar de omzet per regio, winkel of product. Naast de dagomzet is ook een omzetperiode te selecteren. Verder zijn historische gegevens en planningen toegevoegd. Dat maakt een vergelijking mogelijk met de gebudgetteerde omzet en de cijfers van voorgaande jaren. Het systeem biedt zogeheten ‘super users’ de mogelijkheid om zelf rapporten samen te stellen. Het totale traject van het bou- wen en testen van het systeem heeft negen maanden in beslag genomen. Dat de oplossing zeer betrouwbaar is, bleek al uit het schaduwdraaien naast het oude systeem. Gebruikers zijn enthousiast over de snelle rapportages en dashboards, de uitgebreide analysemogelijkheden en het gebruiksgemak.”

De technische kant

De oplossing is volledig ontwikkeld met Oracle technologie. Systeemgebruikers kunnen de data raadplegen met Oracle BI. Voor het samenbrengen van de gegevens is Oracle Warehouse Builder gebruikt. En de gegevens zijn opgeslagen in Oracle Database 11g.

PLUS had verschillende redenen om voor Oracle te kiezen:

• Eenvoudige implementatie omdat het ERP systeem ook op Oracle draait.
• Stabiele oplossing, zo bleek uit vooronderzoek naar gebruikerservaringen.
• Hoge performance volgens benchmarks van toonaangevende analisten.

Meer over PLUS

De circa 275 PLUS Supermark- ten in Nederland worden geleid door zelfstandige ondernemers. Ze bieden een breed scala aan verse waren, kruideniersproducten en drogisterij-artikelen. PLUS is maar liefst zes keer uitgeroepen tot ‘Beste Wijnsupermarkt van het jaar’. PLUS is een service supermarkt met veel A merken maar ook een sterk huismerk dat ca 30% van de omzet bedraagt. De bevoorrading wordt verzorgd vanuit vijf distributiecentra, verspreid over Nederland. Nabij de centra in Ittervoorde, Haaksbergen en Hendrik-Ido-Ambacht zijn regiokantoren opgezet die de supermarktondernemers helpen bij het verbeteren van hun operatie.